भुगतान करने के लिए ग्राहक को पत्र कैसे लिखें

ग्राहक से भुगतान का अनुरोध करते समय, उन्हें भेजने के लिए प्रभावी पत्र बनाने के लिए उपयुक्त उपायों का उपयोग किया जाता है। भुगतान अनुरोध पत्र का उपयोग तब किया जाता है जब ग्राहक नियत तारीख तक चालान का भुगतान करने में विफल रहता है। चालान का भुगतान करने में ग्राहक को जितना अधिक समय लगता है, उतना ही अधिक पत्र जो कंपनी इस ग्राहक को लिखती है। ए भुगतान अनुरोध पत्र यह विनम्र, स्पष्ट होना चाहिए, और यह ग्राहक को होने वाले उल्लंघन के बारे में विवरण प्रदान करना चाहिए।

अनुसरण करने के चरण:

कंपनी लेटरहेड का उपयोग करेंक्योंकि इसमें संगठन के बारे में सभी जानकारी शामिल है और अक्सर अधिक औपचारिक दिखता है।

पत्र एक विशिष्ट व्यक्ति को संबोधित किया जाना चाहिए। इसमें पत्र की तारीख, उसके बाद ग्राहक का नाम और पता होना चाहिए। ग्राहक के पूर्ण नाम के बाद "प्रिय" कहकर व्यक्ति को संबोधित करें।

पत्र का उद्देश्य निर्दिष्ट करें। भुगतान अनुरोध के लिए एक पत्र अनुरोध के प्रारंभ में इस उद्देश्य को स्पष्ट रूप से संवाद करना चाहिए। एक पेशेवर टोन का उपयोग करें, और गर्म, सकारात्मक शब्दों का उपयोग करें।

ऋण का विवरण शामिल करें। यह तिथि निर्दिष्ट करें कि यह ऋण सर्व किया गया था, मूल नियत तारीख, और लेट फीस सहित बकाया राशि। इसमें चालान संख्या शामिल है, इस प्रकार ग्राहक को मूल दस्तावेज को खोजने में आसानी होती है। कई कंपनियों में ए भी शामिल होगी मूल चालान की प्रति इस प्रकार के पत्र में। ग्राहक को देर से भुगतान के लिए ब्याज दर के बारे में सूचित करें।

भुगतान के लिए ग्राहकों से पूछें। ग्राहक जानता है कि एक निर्दिष्ट अवधि के भीतर अधिक राशि का भुगतान करके अधिक विलंब शुल्क से बचा जा सकता है। क्या ग्राहक आपको व्यवस्था करने के लिए कहते हैं यदि वे उस तिथि में भुगतान करने में असमर्थ हैं। यदि आवश्यक हो तो अपने सीधे फोन नंबर के विस्तार को शामिल करें। अपने ईमेल पते को शामिल करें और इस प्रकार इस पत्र के माध्यम से अपने पत्राचार की पेशकश करें, यदि ग्राहक चाहें।

ग्राहक को धन्यवाद। यदि भुगतान पहले ही किया जा चुका है, तो ग्राहक को धन्यवाद दें। शीघ्र भुगतान भेजने के लिए ग्राहकों को अग्रिम धन्यवाद दें। ग्राहक को बताएं कि यदि उनके पास इस मामले के बारे में कोई सवाल है, तो वे आपको कॉल करने में संकोच नहीं करते हैं।

पत्र पर हस्ताक्षर करें। अपने नाम और शीर्षक के बाद "ईमानदारी से" लिखकर पत्र को समाप्त करें।

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